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2005/3/6 00:00 商業 - 經營企劃 鄭登寶 POLO   1163  
企業如何做好「創新管理」並建立創新激勵制度,同時與公司電腦資訊系統做全面性整合?個人如何培養創新思考的技巧,組織團隊如何將創意延展,企業如何建立創意管理制度,讓公司及同仁上下都充滿希望與創新的工作環境。作者以創意達人兼電腦資訊系統分析的角度,來探討該主題內容,讓企業從「ERP」、「Six-Sigma」、「知識管理」升級到「企業創新改造管理」來因應未來差異競爭的管理時代…

企業如何做好「創新管理」並建立創新激勵制度,同時與公司電腦資訊系統做全面性整合?個人如何培養創新思考的技巧,組織團隊如何將創意延展,企業如何建立創意管理制度,讓公司及同仁上下都充滿希望與創新的工作環境。作者以創意達人兼電腦資訊系統分析的角度,來探討該主題內容,讓企業從「ERP」、「Six-Sigma」、「知識管理」升級到「企業創新改造管理」來因應未來差異競爭的管理時代。

首先「創新」不是在研發部門或企劃人員才會產生,任何一個任務流程,平時工作所發生的任何事物、事件發生都可能存在創新因子,進而產生創新改變與的需要。也就是說任何人都可以從自己身上挖掘出成堆的創意來,公司只要建立一套創新獎勵制度,讓創新思考成為企業文化,員工便會自己動起腦筋來。

而個人如何學習創新思考的技巧呢?

就作者個人經驗來說,初期的「創意」很多來自瞬間的「感覺」。這個「感覺」可能來自視覺、聽覺、觸覺...或各種感應,通常這個「感覺」會給你一個思想上的刺激,可能是不方便、討厭、驚奇或各種生理與心理反射。例如:我們坐在計程車的後座(在司機的右後方),前座椅子(沒人坐)的頭枕卻擋住視線,作者瞬間產生不舒服感覺便會聯想到「為何車廠不發明,按個鈕,頭枕可以往前摺疊的設計(方案、對策、創意)」。

而這種反射常在瞬間發生,過程也非常短暫(可能不到一秒),除非我們養成習慣捕捉這種「感覺」並加以思索(問題點)、不斷從各種面向角度尋找方案(對策或創意)。因此缺乏創新思維的人,常將這種反射視為「理所當然」、「事情本來就這樣」的觀念,久而久之對凡事都抱持「無所謂」的心態,自然就不會產生後續的創意或創新思考。

問作者如何培養創意能力?

作者認為最實際又明瞭的方法,便是「當我們遇到任何事務,只要產生任何一點點的不悅、不舒服、不方便的時候,馬上問自己如何、可不可以改變的想法(反射思考)」。如果讀者每天至少對週遭事務做這種練習十次,一天強迫自己從遇到感覺想出十個點子來(不管實不實用),如果能持續兩個星期以上,您一定能體會如何去做創意的聯想思考(養成習慣),籍這種方式訓練可逐漸培養出敏銳的觀察與聯想力、然後創意將會源源不絕地產生,之後您也能夠成為「創意達人」一族。更多個人創意創意開發技巧,可參考(台灣未來大革命之附錄「創意思考法」一文,點選此處線上閱讀)。

而過程最重要關鍵是,一旦產生創意時應立即將點子(創意)紀錄下來。

就作者經驗法則來看,如當天沒記下來,隔天很可能會漏失四成(五個創意會有兩個忘掉),而忘掉的創意通常是自己認為比較不重要的,因此想再回憶會比較困難,因此紀錄是創意管理重要的首要工作,讀者可利用隨身攜帶小記事本或PDA將發現的問題、創意或點子迅速記錄下來。

接著每天睡覺前(兩三天做一次也可以)將這些創意從新檢視一次並做好分類,這個動作非常重要,它可以將創意與腦袋內的知識建立關聯,同時強化這個創意記憶,這個過程很可能將原本模糊粗糙的創意更加實際(用)或具體化,或者在我們平常思考過程中,一旦有相關事務發生能與該創意馬上產生聯想。

另外,創意最大的殺手是消極性的壓力(由不知所措的恐懼、無頭緒的緊張所產生),如老闆明天一早要你交出一份繁瑣複雜的報告、老師的隨堂考試或是一筆帳款即將到期,這種一直在原地打轉的消極性壓力會讓創意消失,腦袋也會變的不靈光,這時我們得跳開這個漩渦,告訴自己緊張也沒用,想想看有沒有其他的點子,不管如何得先讓緊張的情緒平緩下來。

將自己所想到點子一一紀錄下來是非常重要的。因為這些小點子將是您的創意資產,有一天你發明一個賺大錢的專利,通常是從這些微不足道的點子累積而演化而成的。像作者還自己寫一套程式來管理創意,如果讀者有此需要可按此下載個人創意管理(ZIP檔解開後,請在MS ACCESS 2000以上執行),如果讀者需要單EXE執行檔或PDA程式,請來信告知作者(如果需求多作者會加緊設計),作者放在網站上的軟體目前都沒打算收錢,所以都是免費的(需要程式碼也可以索取)。

在公司運用上,「企業創新改造管理」遠比「個人創意管理」還來的複雜許多,不過共通點都是得隨時將發生的問題、創意「記錄下來」並做好「整理分類」。然後是創意散佈(依照機密性來設定發布方式)、獎勵、評鑑、組織創意研展活動、採用、回饋,甚至與公司現有的資訊管理系統(如生產、行銷、客服、 會議、文件知識管理等做全面性整合。

為何要與資訊系統整合?

事實上,每家具規模的公司幾乎都設有建議與投訴信箱,問題是這些傳統「信箱」很少發揮功效,最後只是淪為裝飾品而已,建議事項往往石沉大海,甚至沒人知道,這對創意者其實是一種致命打擊。 在這種公司「創新」通常只是口號標示而已,創新是高層才具備的技能,作者便遇到不少企業主自認自己創意在公司是最多、最好的,對於部屬提出創意不屑一顧,有好的表現都是領袖英明,成績不佳 都是下屬無能,當然在作者眼中那些看來許多都是一些可有可無的點子,還不夠格稱創意(註一),或許這些人認為創意是老闆(高層)最重要工作,員工(屬下)不用思考,只需懂的聽話辦事就可以了,結果打壓全公司員工的創造(創新)的智慧。

企業如何建立創新(創造)文化的幾項步驟

第一步 是企業領導者(董事長或總經理)必須宣示:

公司現在的產品、市場、客戶,都可能在未來因出現更強競爭者、對手相似產品品質好但價格更低,採用更有效率生產製程而失去企業生存空間。但是,當我們重視每個細節、不停追求卓越、不斷革新,不斷提高公司各種效能,我們將會更鞏固現有一切,甚至擴大我們目前生存條件。 然而,這股動力來自公司每位員工對公司的期望與盡職的工作態度,每天想著如何為公司創造商機,節省成本,發覺不善並改良缺失之處,思考如何讓公司、自己的工作如何更順遂,產生更高的成效,衍生更多價值,發現還未開拓的相關產品與市場為使企業能夠朝向更佳,資源有效運用,充分發揮公司每位員工整體上下之智力 。未來對公司之創新、智慧財產做最有效管理與運用發揮,如開發新的產品、運用新的製程、將現有產品運用至更多市場領域,建立員工不斷思考追求完美的誘因,並藉由系統化制度與電腦資訊系統整合而成的運作機制。」

這種宣示能讓公司每位同仁了解「企業創新」不是少數人的特權工作,而且需要全員投入,讓他們可以隨時將「如果、公司這樣做可能會更好」的想法說出來,公司非常重視每個人腦袋內的資源,創新對企業發展與永續經營的重要性,而員工會將原本異常發生的焦點,移轉到如何解決異常發生的方法或方案。

第二步 成立處理創新或創造相關事務的委員會及部室。

招集人最好由高層經營人士親自擔任。 創新(意)評鑑成員約五到十位由各事業部門主管兼任,每個月招集一至兩次的創意提案評鑑會議,挑選對公司有幫助的提案,委員階層較高對某些重要提案改善較容易推動。

公司應當在董事長(因應台式組織)或總經理下設置一個「創新改造辦公室」的部門,該部室設有人員專門對全公司每位員工所建立的問題、點子、創意資訊 提案進行分類累積整理的工作,也能將其運作需求提供給資訊程式部門來開發,同時可負責公司IP(智慧財產)的專利申請與管理工作,還包括與人事部門共同舉辦創新獎勵之常態活動,準備創意評鑑會議之相關工作,如資訊整理統計及前後聯繫與公告任務,甚至舉辦創意技巧的教育訓練課程。

第三步 建立明確的獎勵制度。

明確獎勵制度是企業建立創新文化最重要的催化劑。

創意獎勵制度可分成三個階段:

  1. 第一階段 重點在於如何讓全公司員工都能將各種想法與點子激發出來,並將想法文字或圖形具體化,並在創新資訊系統內建立資料 。
    這個階段不會直接給予單一創意獎金,而是每個月、季或半年所舉行的「點子創意王」的表揚活動中,依照創意評鑑(評分)的原則以每個人的累積總分最高前三至十名(視公司規模大小自行決定人數),
    給予獎狀與兩千至兩萬的獎勵。
    員工的建議提案(除非指定某建議提案不公開)可供其他員工查看,其他員工的重大提案創意可能由此醞釀而激發產生,而且這也是激發員工思考的重要關鍵 ,因此
    任何議題都能建議發表。

  2. 第二階段 是針對員工提案,一旦被公司採納並執行,公司給予每件200至20000元的獎勵,每月(最長不超過兩個月)經評鑑委員會評鑑決定採用的創意方案,實施公告之後的發薪日即給予獎勵。

  3. 第三階段 是當創意提案採納後為公司創造大量利益時,公司可在年度結束時給予較大金額的獎勵,如數十萬到數百萬不等的實質獎勵,金額多寡可由創新委員會 依照創新利益所得訂定分配標準。

PS.如獎勵金額超過數萬元時,創意管理人員必須注意處理關連創意提出人應當給於基礎創意人(別人因為這個創意基礎而提出更好方案而獲獎勵)採固定比例(如10%)回饋,多人時亦由這10%分配計算。

第四步 創意評鑑(評分)的原則建立

評鑑可分成評鑑委員及公司開放評鑑(可增加員工參與熱度),比重各為70:30。

每個創意評分可依照「對公司直接幫助(好處利益)程度」、「需求迫切性」、「細節明確度」、「影響層面」、等依照多寡分5個等級做主要評分標準

不直接記分,但為上述各項評分參考依據:「創意等級(註一)」、「實施直接成本」、「投入人員、設備」、「實施時程長短」、「實施複雜度」、「對原運作系統或流程影響程度」、「企業文化價值影響程度」等。

第五步 將創新運作系統與企業電腦資訊管理系統整合

創新系統除創新提案外,也可與企業內部NEWS、銷售、庫存、生產異常、客服、會議紀錄與任務追蹤、員工個人知識庫等各種相關資訊做資料連結,當處理人員在處理日常業務時便可以將創意或建議方案建在原來工作報告中,系統會自動轉出一份資訊到創新管理系統中,之後個人到專屬的創意管理功能介面去補充相關資訊,等到完整後再選擇發佈。

創新系統與公司資訊系統整合後,可提高創意管理的效率,可評鑑、可追蹤、可分享,與公司個人員工資訊、知識管理、IP(智慧財產)管理做全面性的整合,這樣公司在世界各地的創意資源都能整合在一起。

至於創意資訊管理系統如何實際設計,作者再另做介紹。

第六步 鼓勵各部門主管召開創新會議

由於系統能夠提供各部門(或跨部門)的相關創意提案(查閱人必須對該筆創意資訊有讀取權限),部門主管可挑選與其部門相關問題、點子、創意方案之後,召集部門人員參與創新會議,對於現有資訊做可行性方案討論或者集體創意激盪想出更好的點子出來(包括為公司與自己部門創造收益)。

進行多人創意延展聯想活動前,與會者便可以事先將一堆相關創意做進階聯想,等到要集體創意激盪時會有較高、較廣創意激發過程。

 

一旦「部門」能夠自己(動)動運作起來(不是表面做給總經理看),這樣企業永續經營的可能性便可能出現,公司能否「全員創新」將是決定成敗的關鍵

 

 

註一 作者將創意分成幾個等級:

第一級  問題

第二級  小點子(如產品外觀功能小改變、小部分的流程或工作方式變更)

第三級  新產品、新技術或全新流程

第四級  由第三級的產生進而改變公司營業方向及組織的大幅變動(影響到商業邏輯層)

第五級  對產業、社會、國家 生活、生存能夠產生重大影響的事務



創意達人們,從第一級的問題(觀察、發現)累積開始,並向最高等級挑戰吧!