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2004/4/28 09:21 POLO著作 - 台灣未來大革命 POLO POLO   1232  

就目前市場主流的知識管理軟體產品來看,大多數的知識系統都僅是以文件為管理主軸,電腦內的所有圖片、影像、聲音、網路聊天內容、甚至是各式各樣的格式檔案,如果不做成一頁一頁的索引文件就無法管理。

在傳統知識管理系統中,幾乎只偏重於各種格式文件保存及簡單的查詢功能,對知識本身並無任何編輯與修改功能,在知識內容 ( 文件 ) 裡也許只是一個錯字,也得藉由各種外掛工具,如微軟的文書處理工具 Word 、試算表工具 Excel ,或更多軟體工具來處理,加上單純式的網站式架構,僅透過功能有限的流覽器來操作更難發揮現有電腦的效能。

通常這些傳統知識管理系統在製作知識文件及編輯和管理時,大都必須依靠專門人員,甚至是一整個部門的編制來運作處理,資料得統一放置在網路伺服器 ( 網站 ) 內集中管理,甚至得向軟體大廠購買數十上百萬的存放平台系統 ( 軟體 ) ,因此這種系統在架構與運作使用上非常複雜,但實際上它的運作內容卻又極為單純,僅是文件存放管理而已。

但是,真正的知識管理系統,必需跳開文件管理就是知識管理的舊框架,不管是文字、文件紀錄、我的最愛、電子郵件帳號、聯絡人、行程、工作事項、電子郵件、各種圖片、影片、聲音、或各式各樣檔案,皆進行全面性的管理,也就是說存在於電腦中的任何東西 ( 資料 ) ,甚至是其它應用系統,都要能進行管理或整合,因為在現代科技時代中,這些都是資訊時代裡都是知識的一種,都必須能夠管理才行。

這種知識管理,不光止是在企業上才能運用。事實上,知識管理得由個人使用者本身開始,不管在任何時候、任何地點都能運用 ( 使用 ) ,這才有知識管理的意義,否則老板和最基層的人都不用,只有中階主管與部份專業人仕在推 ( 使用 ) ,效果實在有限。而不管任何系統,最終還是個人在操作 ( 運用 ) ,而且不該只是在特定空間才能運用 ( 機密性質除外 ) 。所以一個真正的知識管理系統 或架構,必須先由個人使用的所有需求,開始做全面性的規劃才是。

先進的知識管理也必需由個人的知識、資訊、通訊等管理 (PKM 個人知識管理 ) 開始,再延伸到企業的知識管理 (EKM) 或其它專業如家庭、學校或研究機構等領域,這樣才是真正在進行知識的管理與運用,也才能夠發揮何時、何地、任何空間、任何方式都可進行知識的累積、運用和管理的功效,而且這個系統還能夠在不同領域、系統或公司之間,也能方便地交換 ( 交易 ) 、流動分享,這才是真正又完整的知識管理。

傳統知識管理系統裡,都不知如何運用員工 ( 不管新舊員工 ) 早已存在的知識或智慧,老闆總以為請了昂貴的顧問公司,聽一大堆搞不懂的專業術語,動員全公司力量,花了近一年的時間建立一套龐大、複雜的系統,花一大筆金錢就對自己 ( 或投資股東 ) 有個交待,公司在媒體面前也有個熱門題材可供吹虛,心裡總以為「錢花的越多越有效」的心態,而且員工與老闆都一樣。

然而看看這些傳統知識管理最後作了些什麼?發揮什麼功效?其實到頭來只不過把以前訓練手冊、作業規章、工作規範及相關新聞電子化,而這種東西在一般人的眼裡就叫知識管理?






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