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1997/9/9 09:00 POLO著作 - 資訊超商 POLO POLO   958  

各種作業流程因而改變,各單位更利用不同上班時間來錯開或增加辦公空間的使用。

利用移動辦公的員工(用戶端)必須配用具備網路連結功能的筆記型電腦,每個辨公桌均設有電源及網路接頭,只要將自己的攜帶電腦連結公司網路,所有的訊息通信自然轉到這個辨公桌。

當然電話總機得由電腦取代,這種系統稱為電腦電話整合系統CTI(Computer Telphone Integer)。除了IBM外、許多電腦軟硬體廠商如美國北方通訊、微軟、SUN、NOVELL、日本NEC等廠商正極積推動著。

今年六月中NEC更發表最新電腦電話總機,和以往電話系統最大不同是,具有語音辨識答應功能,能與公司出勤管理即時系統連結,由電腦自動回答來電者要尋找的人是正在開會、出差、請假或自動轉至所在位子。據該公司表示其效率比以往高出數十倍,來電者不必層層轉接,也不再發生轉接時不知怎麼就斷線或接錯分機的情形。

移動辦公或是在家上班,運用目前科技(技術)已能輕易做到,成本也並非昂貴(員工用戶端只需一部筆記型電腦及網路連接設備即可,公司SERVER伺服端則複雜些)。但關鍵還是在於經營者本身,能否像IBM認知自己的狀況進而分析及落實行動。

這個改變也意味著組織本身的管理,作業流程必須調整改變。

什麼工作性質可以利用移動辦公或是在家上班方式運作。

要瞭解這麼做目的,是為了提高效率和降低成本。一般說來,適合移動或在家辦公的工作有設計師,企畫,業務,情報收集與資料分析人員等。這些人工作較自主獨立,性質偏重於思考層面,空間活動性及到處尋找新資訊、情報或剌激是必要的。

在傳統上班制度(包括固定的薪資報酬)裏、機動性、效率和創新能力有限。

這種全新運作組織,得在約定的時間交出工作報告或成果、定時參加討論會議交換心得和經驗,機動性且多樣地和相關小組溝通。

公司不必準備專屬的空間及設備,薪資酬勞也是依各人為公司創造利益多寡來決定。當然事前和這些人得坐下來詳細討論溝通,讓彼此掌握工作和建立共同認知及方向這是非常重要的。

下個世紀競爭必須掌握情報資訊、掌握時效和快速反應,它也許是減少庫存時間,有效分配資源,建立即時反應及回饋系統更是必要的。

如同業務人員在國外旅遊接到訂貨便能透過電腦和公司主機及部門進行下單作業。企畫、情報收集人員在海外參觀展覽,立即將情報資料回傳給相關部門人員提早準備因應。

這一切都仰賴管理、電腦及通信技術,仰賴知識,技術,創新所組成的全新整體運作系統。






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